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ハッピーマネー&ライフ

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書くことが苦手な人のビジネス実用文作成ポイント

ビジネスマナー

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学生の頃、作文や論文などでは起承転結を用いて文章を書きなさいと指導されたものです。しかし、ビジネス文章ではそれを用いてはいけません。起承転結を用いた方が逆に読者が混乱してしまいます。

 

相手に何を伝えたいか。目的が明確になれば文章は簡潔になります。ビジネス実用文では簡潔な表現が好まれます。

 

今日は、書くことがあまり得意でない人の為に、ビジネス実用文の書くポイントを書いていきましょう。

 

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肝になる一文を書く

まず書き始める前に、読み手に最低限伝わる様に文章の肝を考えます。ビジネス実用文は、突き詰めれば一文に集約できます。

 

  1. 来週の火曜日に会議がある
  2. 納期を伸ばしてほしい
  3. 代金を払って下さい

これが肝になる一文です。

 

これらが決まれば、文章を書く目的がハッキリして情報が整理されます。

あとはこの一文を理解してもらうために言葉を足していきます。

 

  1. なんの会議があるのか?
  2. なぜ納期が遅れるのか?
  3. いつまでに支払うのか?

そうした情報を足していくのです。

 

主語・述語をきちんとつなぐ

一文が長くなると、主語と述語の関係がねじれてしまったり、2つ以上入ったり文章になったりと分かりにくくなります。そうなってしまうと、読み手は多くの情報を整理しなければいけないので、ストレスを感じてしまいます。

ビジネス文章では読み手にストレスを与えないように書くのがポイントです。

 

例えば…

 

×部下たちの仕事ぶりは、真剣かつ楽しそうに楽しんでいる。

部下たちは、真剣かつ楽しそうに仕事に取り組んでいいる。

 

一文は短く

文章をあれもこれも盛り込むと文章は長くなります。一つの文で伝える事を一つに絞ると良いでしょう。ポイントは【】や【】のようなつなぎ言葉を置き換えてみると分の前後の関係がハッキリします。

 

高齢者は年々増加しているが、若年人口は減少する見込みだ

 

この文章の【が】を【一方】に変えてやると…

 

高齢者は年々増加している。一方、若年人口は減少する見込みだ

 

とすれば、2つの事実が明確になります。

 

また、

 

妹の笑顔や母の笑顔がみられた

 

などの同じ言葉が繰り返している場合には、

 

妹や母の笑顔が見られた

 

とまとめた方が分かりやすいです。

 

文章の無駄を削る

一文が長くなった時は、言い換えの出来る言葉や無駄な言葉を探してみましょう。

【~しなければならないため】 や 【しかしながら~】 などの不要な語句が多い場合は、【~しなければならず】 や 【しかし~】 などと簡潔に言い切ることがポイントです。

 

また、受け身の表現多様、過剰な敬語なども控えるとスッキリした文書となります。

 

【~がされ】や【~すると思われる】などの能動態の多用は避け、【~をし】 や 【~するだろう】 と能動態に直します。

 

~していただき】 や 【~させていただく】 などの過剰な敬語は【~できます】 や 【~します】の表現で十分です。

 

接続詞は 最小限に抑える

接続詞も文と文のつながりに不安があると多くなりがちです。

例えば【しかし】の使い方、

 

オレオレ詐欺は後をたたない。しかしもし自分が騙されたらどうするべきか?

オレオレ詐欺は後を断たない。もし、自分が騙されたらどうすべきか?

 

と、余計な【しかし】をチェックして整理しましょう。

 

 

 

まとめると…

  • 最低限伝わるような肝の一文をきめる
  • 肝の一文が決まったら理解してもらうために文章を足す
  • 一文は主語述語をきちんとつなぎ読み手にストレスを与えない
  • 繋ぎ言葉の多用はしない
  • 無駄な文章は削る
  • しかし等の接続詞は最小限にさえる

誰もが最初から簡潔な文書を書けるわけではありません。

上記のポイントをしっかりと押さえて、ビジネス実用文の作成の参考にしていただければ幸いです。

 

 

 

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